FortSign™　概要と特徴

FortSign™ は、自社環境にホスティングして運用できる電子署名システムです。PDFなどの電子文書に対して、安全かつ簡単に署名を行うための機能を幅広く備えており、以下の点が主な特徴です。

1. 電子署名機能

• マウスやタッチ操作での手書きサイン

• 署名画像ファイルのアップロード

• テキスト入力から自動生成されるサイン

• 事前に保存したマイ署名の呼び出し

2. 多彩なフィールド配置

• 署名欄、スタンプ、氏名、日付、チェックボックス、ラジオボタン、ドロップダウンリスト、メールアドレス欄などを自由に配置

• 必須／任意入力の設定や複製、一括配置が可能

• フォーム構造を柔軟にカスタマイズでき、複数ページにわたる配置も簡単

3. 複数署名者とワークフロー制御

• 署名者を複数指定し、署名順序をカスタマイズ可能

• 「順番に送信」を有効にすると、一人の署名完了後に次の人へ進む段階的フロー

• 無効の場合は同時依頼が可能で、並行して署名が進行

• 署名期限（日数）を設定し、期限切れ時には自動で失効

4. ドキュメント管理とレポート

• 文書を「進行中」「完了」「期限切れ」「却下（辞退）」などのステータス別に一括管理

• 誰が署名済みか・閲覧済みかをリアルタイムで把握

• 署名完了後は「完了証明書」をダウンロードし、法的な証拠として保管

5. テンプレート機能

• 契約書などをテンプレートとして保存し、フィールド配置の手間を削減

• 公開テンプレートにより、不特定多数からのオンライン署名受付も可能

• 埋め込みコードを用いて社内ポータルやウェブサイト上で署名フォームを提供

6. チーム／組織管理とAPI連携

• 複数ユーザーをまとめて管理できる組織アカウント

• 管理者がメンバー追加や権限設定を一元的に行える

• REST APIを利用し、外部システムや社内ワークフローと連動可能

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セキュリティと信頼性

FortSign™ は、企業内で重要な契約書や個人情報を扱う場面に対応できるよう、多層的なセキュリティ機能を備えています。

1. 暗号化と改ざん防止

• 署名完了後の文書は暗号化され、改ざんの有無を検知しやすい構造

• すべての署名者のアクセスログやIPアドレスを含む「完了証明書」が生成され、署名の正当性を証明

2. 二段階認証（ワンタイムパスワード）

• リンクを受け取った署名者に対し、メールで6桁のOTPを送信

• 正しいコードを入力しない限り文書を閲覧・署名できない仕組みで不正アクセスを防止

3. 組織単位のユーザー認証とSSO

• エンタープライズ向けにシングルサインオン（SSO）を導入可能

• 社内認証基盤や多要素認証（MFA）との連携でログインの安全性を強化

• 退職者や異動者のアカウントをまとめて無効化するなど、管理者が一元的に制御できる

4. 自己ホスティングによるデータ管理

• 社内サーバーにシステムを設置し、機密情報を外部に出さずに運用

• ネットワーク制限やカスタムセキュリティポリシーの導入が容易

• オープンソース基盤を活用することで、透明性と拡張性を確保

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操作フローとUI設計

ダッシュボードと主要メニュー

• ログイン後はダッシュボード画面が表示され、文書の進捗や依頼状況をすぐに確認

• 画面左のサイドメニューに「ダッシュボード」「自分で署名」「署名依頼」「テンプレート」「FortSign Drive」「レポート」「設定」といった主要機能が集約

• 初めてのユーザーでも直感的に操作を始められるよう、ショートカットボタンを配置

文書作成とフィールド配置

1. 「署名依頼」から文書ファイルをアップロード

2. 署名者、文書タイトル、締切日などの基本情報を設定

3. プレビュー上に署名欄やテキスト入力欄など必要なフィールドをドラッグ＆ドロップ

4. フィールドの必須／任意設定や署名者割当を行い、配置が完了したら確定

署名依頼の送信と追跡

• 配置が完了した文書は「Finish」で依頼内容を確定

• 依頼メールの件名や本文を編集した後、送信を実行

• 署名ワークフローが開始され、「レポート」画面でステータスをリアルタイムに確認可能

• 必要に応じてリマインド送信や依頼の取消、削除などもワンクリックで操作

FortSign Drive（ドライブ）によるファイル管理

• 一度アップロードした文書は、ドライブ上で一覧表示

• フォルダ分けや名称変更、ダウンロード、削除などを簡単に行える

• グリッド／リスト表示の切り替えや検索機能で文書を効率的に管理

• ドライブから直接「自分で署名」「署名依頼」へ進めるため、作業の流れがスムーズ

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デザインとユーザビリティ

• シンプルかつ見やすいレイアウトで、初回利用時にも戸惑いが少ない

• レスポンシブデザインを採用し、スマートフォンやタブレットでもストレスなく操作可能

• バージョンアップごとにユーザーフィードバックを反映し、機能の改良や追加を随時実施

• 必要に応じて自社ロゴの配置やカラー設定など、基本的なUIカスタマイズが行える

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導入効果とユーザーフィードバック

1. 業務効率化とペーパーレス化

• 印刷や押印、郵送が不要になり、契約手続きを大幅に短縮

• テンプレートや自動入力でヒューマンエラーを低減

2. 強固なセキュリティとコストメリット

• 自社サーバー内で一元管理し、外部クラウドへデータを出さずに運用可能

• OSSベースを活用することでライセンス費用を抑えつつ、高機能を利用可能

3. ユーザーフレンドリーな操作感

• ドラッグ＆ドロップでフィールドを配置し、段階的なガイド表示でわかりやすい

• 二段階認証（OTP）や監査ログ付き完了証明書など、安心できる仕組みを搭載

4. 将来的な拡張性

• 社内ポータルや外部システムと連携するAPIが整備され、自動化や高度なワークフロー構築が可能

• 組織の拡大やプロセス変更にも柔軟に対応できる

まとめ

FortSign™ は、自社ホスティングで電子契約に必要なすべての機能をワンストップで提供するソリューションです。主なメリットは以下のとおりです。

• 直感的な操作性
文書のアップロードから署名依頼までシンプルなUIで迷わず操作

• 多層的なセキュリティ
改ざん防止技術や2段階認証、完了証明書など、安心して使える設計

• 組織管理機能
メンバー権限やテンプレートの共有によりチームでの効率的な運用が可能

• 柔軟なカスタマイズ性
テンプレートや公開フォーム、API連携など、多様なニーズに対応可能

• 自社サーバーでの安心運用
内部情報を外部クラウドに預けず、自社セキュリティポリシーに則った運用が可能

電子契約やペーパーレス推進の一環として、FortSign™ を導入いただくことで、より効率的かつ安全な契約フローを実現できます。内部統制の強化やコンプライアンスの観点からも優れた基盤となりますので、ぜひご活用ください。